こんにちは、エイト設計です😊
最近は紙の年賀状を廃止する企業も多くなってきましたよね。エイト設計も本年を最後の年賀状とさせていただきました。作業が紙の書類と密接している業界な分、出来るところで紙の削減・デジタル環境への移行に取り組んでいます！
そこで導入したのが、富士フィルムビジネスイノベーションジャパン株式会社さんによる「文書の管理・検索作業を効率化するシステム」です。このシステムを北海道で取り入れたのはエイト設計が初めてみたいです😳
これまではサーバーに格納している電子上の情報と紙媒体で保管がされている紙の情報が混在しており、必要な文書にたどり着くまでに時間も手間もかかり、実は効率があまり良くありませんでした……。また書類やファイルに加えそれを収納する棚も多く、社内の動線にも影響がありました。
システムの導入に際して、一番大変だった事はやはり膨大な量の文書の削減だったと思います。保存期間の見直しから、保存方法も例えばファイリングから紐綴じへというように量の圧縮を頑張りました！
結果、データ化できるものはデータ化したことで使わなくなった棚も生まれ、廃棄や配置の入れ替えも可能になり通路が拡大、より良い動線の確保にも繋がりました✨
実際に何度か富士フィルムさんによる現地視察もあり、都度の成果を第三者に見てもらいアドバイスを受けることは大事だなと実感しました。
日々の業務でデータや書類は増えていく一方なので、気を抜いたらすぐ元に戻ってしまう、なんて事にならないためにも、現状の維持と新しく決めたルールの運用が今後の課題です。
